Fakta De nya rekommendationerna i sin helhet:

Process:

En bra urvalsprocess bör bestå av nedanstående huvudsteg:

1. Inbjudan 2. Byråpresentationer 3. Finalrunda med fördjupningsuppgift

1. Inbjudan:

• Uppdragsgivaren förväntas redogöra för innehållet i upphandlingsprocessen; vad som förväntas av de inbjudna byråerna, vilka frågor byråerna ska ge svar på, vilka urvalskriterier som gäller i bedömningen, vad den blivande byråns uppdrag ska vara samt ge indikationer om uppdragets storlek.

• Uppdragsgivaren förväntas redovisa hur många byråer som bjudits in (max 5 byråer). • Byrån bör redan här rekommendera att processen följer de gemensamma

rekommendationerna från Komm och Sveriges Annonsörer samt att uppdragsgivaren kontaktar byråvalsrådgivare om det uppstår oklarheter i processen.

2. Byråpresentationer (utan ersättning):

Byrån förväntas:

• Presentera byrån och en tänkt arbetsgrupp samt arbete som utförts av byrån eller deltagarna i arbetsgruppen.

• Presentera CV på personer, referenser och business cases. • Medverka i möten för att parterna ska kunna lära känna varandra.

3. Finalrunda med fördjupningsuppgift (mot ersättning).

Byrån förväntas utifrån en tydlig brief:

• Förbereda och arrangera diskussioner, workshops eller andra aktiviteter för att visa på förståelse för uppdragsgivaren, uppdraget och marknaden.

• I dessa möten ställa upp med den huvudarbetsgrupp eller de nyckelpersoner som sedan ska arbeta med uppdraget.

• Byrån ska inte leverera specifikt idéarbete, skisser eller strategiska dokument till uppdragsgivaren.

Ekonomisk ersättning:

• För presentationer av byrå, arbetsgrupp, cases, kreativt/strategiskt arbete utfört för byråns befintliga kunder och övrigt i presentationsfasen utgår inget arvode.

• Uppdragsgivaren bör däremot betala ett arvode till de ”förlorande” byråerna i finalrundan. Storleken på detta arvode bestäms av uppdragsgivaren. Sveriges Annonsörer och Komm rekommenderar att arvodet grundar sig på ett marknadsmässigt värde på det antal timmar som man förväntar sig att varje byrå lägger ner.

• Arvodet ska klargöras vid urvalsprocessens början.

Övrigt:

• Byrån förväntas lämna minst tre kundreferenser som uppdragsgivaren fritt kan kontakta.

• Ett beslut bör fattas och meddelas byråerna senast två veckor efter sista presentationen.

• Uppdragsgivaren förväntas ge konkret feedback till byråerna efter avslutad byråvalsprocess.